فراهم شدن قابلیت امضای الکترونیکی اسناد پاکتهای «ب» و «ج» و حذف فرآیند ارسال نسخ فیزیکی

کارگروه سامانه تدارکات الکترونیکی دولت، مرکز توسعه تجارت الکترونیکی، در نامه‌ای به سازمان نصر کشور از «فراهم شدن قابلیت امضای الکترونیکی اسناد پاکت های «ب» و «ج» و حذف فرآیند ارسال نسخ فیزیکی» خبر داده است.

در این نامه آمده است که در راستای تسهیل رویه معاملات دولتی و با هدف جایگزینی اسناد الکترونیکی به جای کاغذی و حذف دوباره‌کاری، قابلیت امضای الکترونیکی اسناد پیشنهاد (پاکت‌های «ب» و «ج») در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت فراهم شده است و لذا بعد از این با استفاده از قابلیت جدید، صرفاً نسخ الکترونیکی اسناد با استفاده از امضای الکترونیکی صاحبان حق امضای مجاز و مُهر الکترونیکی شرکت/موسسه/سازمان، امضا و مُهر شده و در سامانه بارگذاری می‌شوند و نیازی به چاپ، امضا و مُهر گرم و اسکن اسناد نبوده و همچنین، نیازی به ارسال نسخ فیزیکی نیست.
در نامه این کارگروه با ذکر این نکته که تدابیر فنی و امنیتی لازم جهت حفاظت از نسخ الکترونیکی امضا شده تا قبل از جلسه بازگشایی و همچنین جلوگیری از هر گونه تغییر در آنها پس از بازگشایی، اتخاذ گردیده، اشاره شده است که «با توجه به اینکه بهره‌برداری از قابلیت جدید، نیازمند اخذ گواهی امضای الکترونیکی توسط صاحبان حق امضای مجاز است، به‌ منظور لحاظ نمودن فرصت کافی برای اخذ گواهی مذکور، ارسال موازی نسخ فیزیکی اسناد تا پایان مرداد ماه بلامانع خواهد بود. لیکن مقتضی است از تاریخ 99/06/01 کلیه پیشنهاددهندگان از ارسال نسخ فیزیکی پاکت‌های «ب» و «ج»، و نیز دستگاه‌ها از پذیرش نسخ فیزیکی خودداری فرمایند.»
همچنین در وبسایت سامانه به آدرس setadiran.ir سند راهنما و کلیپ آموزشی "آموزش- مستندات نحوه
امضای الکترونیکی اسناد پیشنهاد؛ پاکتهای «ب» و «ج»"شامل موارد زیر قابل دسترس است:
• نحوه اخذ گواهی امضای الکترونیکی توسط صاحبان حق امضای مجاز
• نحوه امضای الکترونیکی اسناد و بارگذاری آنها در سامانه توسط پیشنهاددهندگان
• نحوه دریافت نسخ الکترونیکی امضاشده و اعتبارسنجی امضای آنها توسط دستگاه‌ها
• نحوه دسترسی برخط دستگاه‌های نظارتی به نسخ الکترونیکی پس از جلسه بازگشایی پاکت‌ها

این کارگروه همچنین با اشاره به اینکه هماهنگی لازم با دستگاه‌های نظارتی از جمله سازمان بازرسی کل کشور و دیوان محاسبات کشور صورت گرفته و دسترسی برخط کاربران محترم سازمان‌های مذکور به نسخ الکترونیکی اسناد فراهم شده است، از آمادگی مرکز راهبری و پشتیبانی سامانه با شماره 021-41934 جهت پاسخگویی به سوالات خبر داده است.
متن کامل نامه به شرح زیر است:

«با سلام و احترام،
ضمن تبریک عید سعید قربان، به استحضار می‌رساند در راستای تسهیل رویه معاملات دولتی و با هدف جایگزینی اسناد الکترونیکی بجای کاغذی و حذف دوباره‌کاری، قابلیت امضای الکترونیکی اسناد پیشنهاد (پاکتهای «ب» و «ج)») در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت فراهم شده است.
به استناد مواد (6) و (7) و (12) قانون تجارت الکترونیکی و بند (ج) ماده (67) قانون برنامه ششم توسعه کشور، نسخ الکترونیکی اسنادی که طبق مقررات ماده (32) قانون تجارت الکترونیکی مجهز به امضای الکترونیکی شده باشند، اصالت داشته و معتبر و مکفی می‌باشند، لذا، زین پس، با استفاده از قابلیت جدید، صرفاً نسخ الکترونیکی اسناد با استفاده از امضای الکترونیکی صاحبان حق امضای مجاز و مُهر الکترونیکی شرکت/موسسه/سازمان، امضا و مُهر شده و در سامانه بارگذاری می‌شوند و نیازی به چاپ، امضا و مُهر گرم و اسکن اسناد نبوده و همچنین، نیازی به ارسال نسخ فیزیکی نمی‌باشد. شایان ذکر است تدابیر فنی و امنیتی لازم جهت حفاظت از نسخ الکترونیکی امضاءشده تا قبل از جلسه بازگشایی و همچنین جلوگیری از هر گونه تغییر در آنها پس از بازگشایی اتخاذ گردیده است. با توجه به اینکه بهره‌برداری از قابلیت جدید، نیازمند اخذ گواهی امضای الکترونیکی توسط صاحبان حق امضای مجاز می‌باشد، به منظور لحاظ نمودن فرصت کافی برای اخذ گواهی مذکور، ارسال موازی نسخ فیزیکی اسناد تا پایان مرداد ماه بلامانع خواهد بود، لیکن مقتضی است از تاریخ 01/06/99 کلیه پیشنهاددهندگان از ارسال نسخ فیزیکی پاکتهای «ب» و «ج»، و نیز دستگاه‌ها از پذیرش نسخ فیزیکی خودداری نمایند.
سند راهنما و کلیپ آموزشی در وبسایت سامانه به آدرس " setadiran.ir" لینک "آموزش" - "مستندات نحوه امضای الکترونیکی اسناد پیشنهاد؛ پاکتهای «ب» و «ج»" قابل دسترس و مشتمل بر موارد زیر است:
• نحوه اخذ گواهی امضای الکترونیکی توسط صاحبان حق امضای مجاز،
• نحوه امضای الکترونیکی اسناد و بارگذاری آنها در سامانه توسط پیشنهاددهندگان،
• نحوه دریافت نسخ الکترونیکی امضاشده و اعتبارسنجی امضای آنها توسط دستگاهها، و
• نحوه دسترسی برخط دستگاههای نظارتی به نسخ الکترونیکی پس از جلسه بازگشایی پاکتها

از آنجا که اسناد پاکت‌های مذکور پس از انجام معاملات مورد استفاده دستگاه‌های نظارتی قرار می‌گیرند، هماهنگی لازم با دستگاه‌های نظارتی از جمله سازمان بازرسی کل کشور و دیوان محاسبات کشور صورت گرفته و دسترسی برخط کاربران محترم سازمان‌های مذکور به نسخ الکترونیکی اسناد فراهم شده است.
برآورد می‌شود بهره‌برداری از این قابلیت جدید منجر به حذف یک میلیارد برگ کاغذ و 150هزار مراجعه حضوری در سال و به تبع آن کاهش مصرف کاغذ و ارزبری مربوط، حذف عملیات چاپ و اسکن مربوط، کاهش حمل و نقل، کاهش مصرف سوخت و پیشگیری از آلودگی هوا و حفاظت از محیط زیست و از همه مهم‌تر سهولت امور کاربران بخش خصوصی و دولتی شود.
خواهشمند است روسای محترم اتاق‌ها و دستگاه‌های مشمول، ضمن بهره‌مندی از این قابلیت جدید، موضوع را به همکاران محترم تحت مدیریت و اتاق‌ها/اتحادیه‌ها/دستگاه‌های تابعه ابلاغ و اطلاع‌رسانی فرمایند.
مرکز راهبری و پشتیبانی سامانه با شماره 021-41934آماده پاسخگویی به سوالات می‌باشد.»
«علی رهبری
دبیر کارگروه سامانه تدارکات الکترونیکی دولت»